Especialidade de Secretariado, se você não tem, vem conferir e não esquece de compartilhar com seus amigos, a divulgação de vocês me ajuda muito!
Especialidade de Secretariado
1. Qual é o papel do secretário dentro de uma instituição?
R: As funções de uma secretária não se resumem apenas em um apoio e auxílio ao executivo, mas também tem como objetivo a complementação e o desenvolvimento do trabalho do mesmo. O secretário evoluiu de papel e hoje ele vai além de seus requisitos básicos, isto é, hoje ele é considerado o braço direito de grandes líderes do mercado, bem como garante a sua participação direta ou indiretamente nos processos decisórios que se faz dentro do ambiente corporativo.
Entre as funções de um secretário estão:
O controle da agenda e dos compromissos do executivo;
Planejamentos de viagens;
Despacho e conferência de documentos;
Organização de arquivos;
Atendimento telefônico;
Recepção de clientes;
Auxílio departamental;
Planejamento e organização de festas e eventos;
Atendimento e apoio à clientes internos e externos;
Acompanhamento e preparação de reuniões;
Realização de atas;
Pagamentos de contas;
Domínio em informática (Excel, PowerPoint, internet, Outlook, etc.);
Domínio fluente de idiomas estrangeiros (no mínimo inglês);
Ajudar no desenvolvimento da organização;
Ter participação nas decisões da empresa;
Ser o braço direito do executivo.
2. Ter a função de secretário de unidade ou conselheiro por, no mínimo, 3 meses. Durante esse período, manter os livros e relatórios da unidade em dia e bem organizados.
Item prático.
3. Fazer estágio em um escritório ou escola durante um mínimo de 1 semana na função de secretário ou auxiliar. Neste período, realizar 3 das tarefas abaixo:
a) Saber como fazer ligações urbanas e interurbanas e identificar seus custos.
Ligações interurbanas
A Discagem Direta à Distância – DDD, é a ligação entre os Estados do Brasil, de qualquer cidade de um estado para qualquer outra cidade em outro estado.
Exemplo:
A ordem é: 0 + código da operadora + código de área + nº do telefone.
Numa ligação de qualquer cidade de Pernambuco para Fortaleza no Ceará (código de área 85).
Então ficaria assim: 0 + 21 + 85 + 32241520.
Ligações locais
As ligações locais são as mais comuns e ele ocorre quando você liga para um telefone que está na sua cidade.
Exemplo de ligação local:
Número do telefone – somente isso: 9999-2888.
Quando é dentro do mesmo Estado, mas mudam os códigos de área entre as cidades se faz assim:
0 + código da operadora + código de área + número do telefone.
0 + 21 + 14 + 33715505
São Paulo é um grande exemplo, pois pelo tamanho e população do estado, possui vários DDD´s, entre eles: 11, 13, 14, 15, entre outros.
b) Conhecer a organização de um escritório.
Item prático.
c) Saber organizar um arquivo.
1. Separe suas informações em categorias mais amplas possíveis. Ex: Pense no supermercado. Eles têm áreas específicas para maçãs e laranjas, iogurte e leite, carne e frango, etc. As três categorias amplas são: Frutas, Laticínios e Açougue. O mesmo funciona para seus papéis. Algumas categorias comuns são: Contatos de A – H, Contatos de I – P, Contatos Q – Z, Assessorias, Matérias, Informações Gerais, ou outras dependendo da editoria, ou cliente, no caso de assessores, que atua, entre outras.
2. Faça um arquivo suspenso para cada uma destas categorias. Certifique-se de usar arquivos suspensos que podem ser pendurados em várias posições.
3. Depois, comece a dividir em subcategorias com as pastas de arquivo (pastas simples, que vão dentro das pastas suspensas). Por exemplo, em seu arquivo suspenso pessoal e em sua casa para Impostos, você pode ter pastas separadas por ano (2001, 2002, 2003, 2004, etc.).
4. Comece a colocar cada folha de papel na pasta correspondente. Marque cada uma delas com uma data para descarte, desta forma, quando você for mexer nos arquivos daqui a um ano, você saberá imediatamente se deve manter aquele papel.
5. Se você encontrar um papel que pode ser arquivado em algumas pastas diferentes e você não sabe ao certo em qual arquivá-lo, escolha um deles e coloque uma referência cruzada (uma anotação) dentro do outro arquivo em que ele se encaixaria.
6. Deixe espaço nos arquivos para que as gavetas não fiquem entaladas. Se as gavetas estiverem muito apertadas, arquivar será uma tarefa frustrante e é bem provável que você não a cumpra.
7. Uma vez você tenha montado seu sistema de arquivo – seja na redação ou em casa, arquive diariamente ou pelo menos semanalmente. Se você deixar seu sistema de arquivos de lado, você vai gastar muito tempo para colocá-lo em ordem novamente e vai perder em produtividade.
d) Conhecer noções básicas de atendimento ao público.
Entenda seu cliente. Não há como atendermos um cliente se não soubermos o que ele busca.
Sinta prazer em servir. Atender é servir.
Não abandone seu cliente.
Fale a língua do bom atendimento.
e) Organizar um fichário com, no mínimo, 30 números telefônicos.
f) Organizar a agenda pessoal de compromissos de outras pessoas.
g) Saber operar uma mesa telefônica simples e um aparelho de fax.
4. Descubra como funcionam os processos bancários abaixo:
a) Saques e extratos.
b) Preenchimento de cheques.
Passo a passo de como preencher cheque:
1. Preencher a quantia do cheque.
Na parte superior há um espaço para você preencher o valor do pagamento do cheque em expressão numérica. Esse espaço a ser preenchido prescede do símbolo de real “R$”. Para aumentar a sua segurança e impedir que alguém altere o valor do pagamento adicionando números, é recomendável que você escreva jogo da velha antes e depois de preencher o valor. Por exemplo, vamos supor que você deseja pagar o valor de R$500 em cheque ao realizar uma compra. Você deverá preencher no espaço superior após o símbolo R$ esse valor da seguinte forma: R$500,00.
2. Preencher a quantia por extenso.
Após determinar o valor do cheque em números, você deverá REPETIR o valor do pagamento por extenso. Logo a baixo haverá um espaço destinado para que você escreva a quantia do cheque. É necessário atenção no preenchimento da quantia de extenso do valor, uma vez que o cheque não é compensado quando a quantia por extenso está diferente da quantia numérica estabelecida à cima. Repetir o valor numérico: Outra técnica que você também pode utilizar é de repetir o valor numérico com o símbolo de real e, logo após, escrever a quantia por extenso. Por exemplo, “(R$500,00) Quinhentos Reais ————————–“
Riscar o restante da linha: Também é necessário que você utilize táticas para evitar a rasura do valor de pagamento escrito. Há diversas táticas, uma delas é escrever a quantia por extenso entre parênteses e riscar todo espaço restante da linha.
3. Preencher o campo nominativo.
O espaço destinado para o preenchimento da quantia por extenso termina com a palavra “à”, a qual antecede o espaço para você determinar para quem é o pagamento do cheque. É após “à” que você escrever por extenso o nome da pessoa ou loja que será o destinatário do seu cheque. Ao preencher o nome da pessoa física ou jurídica, é importante que seja escrito o nome completo. Em nosso cheque o beneficiário foi: “a Joaquina Ferreira da Silva”. Se fosse escrito apenas “Joaquina”, qualquer pessoa com esse nome poderia quitar o débito com o emissor do cheque para efeitos legais. Vale lembrar que o campo nominativo não é obrigatório de ser preenchido, apenas quando o valor do cheque ultrapassar R$100 é necessário para ser devidamente compensado.
4. Preencher a cidade e data.
Agora você deverá escrever a cidade de onde você mora ou do local de sua agência bancária, e a data da emissão do cheque. O espaço para ser preenchido é parecido com este: (____, _____ de ______,). Primeiro você deve escrever a cidade, depois dia, mês, e ano. Em nosso exemplo, o emissor do cheque mora na cidade do Rio de Janeiro e emitiu o cheque como forma de pagamento no dia 01 de janeiro de 2017. Portanto, o preenchimento correto é: Rio de Janeiro, 01 de janeiro, 2017. Não é obrigatório o preenchimento da cidade no cheque na hipótese de depósito, no entanto em caso de litígio judicial o local escrito no cheque determinará a competência da vara judiciária, ou seja, o juiz da localidade.
5. Assinar o cheque.
Por fim, o último passo é assinar o cheque em seu nome no espaço destinado para assinatura localizado na parte inferior do cheque. Apesar de parecer à etapa mais simples, é também necessário tomar algumas precauções de segurança. Embora você possa colocar a sua assinatura na forma de rubrica, é mais recomendável que você escreva o seu nome completo com letra legível assim como está em sua carteira de identidade, uma vez que isso dificulta a falsificação de sua assinatura. Cheque cruzado e nominal: maior segurança.
c) Depósitos.
Um depósito é a captação de recursos junto ao público que possui conta corrente. Os depósitos não são remunerados, não possuem prazo de validade (ou seja, seu dinheiro não vai expirar) e todos os valores permanecem no banco e podem ser movimentados na hora que o cliente desejar. Embora, usa-se depósito para designar o valor guardado no banco independente da conta, para a caderneta de poupança os depósitos são chamados de investimentos e com estes investimentos existe a remuneração de juros. As movimentações de uma conta podem ser feitas através de depósitos, transferências entre contas, DOC’s, TED’s, ordens de pagamentos, cheques e etc.
d) Pagamento de contas.
e) Tarifas e impostos.
Taxa.
Taxa é um valor que se paga à contraprestação de um serviço. No âmbito público pode se atribuir aos serviços públicos prestados pelo estado aos contribuintes. Exemplos de taxa são a taxa de lixo urbano, a taxa de confecção do transporte, taxa de emissão de documentos, entre outras já conhecidas por todos.
Imposto.
Imposto é basicamente um tributo determinado por imposição por um estado aos seus contribuintes. Nem sempre o imposto significa contraprestação de um serviço por parte do estado, contudo os impostos são taxados sobre bens, serviços ou renda como no caso do Imposto de Renda. Não pagar um imposto pode acarretar penalizações econômicas, civis e penais.
Diferenças entre taxa e tarifa versus imposto.
A diferença entre imposto e tarifa se encontra principalmente no seu conceito e categorização. Em quanto o imposto significa um tributo que impõe uma obrigação de pagamento e impõe penalidades em caso que o usuário não cumpra. A tarifa e taxa são remunerações que o usuário pode optar por usar ou não o serviço.
Se compararmos taxas e tarifas com impostos pode perceber que no caso dos impostos a contribuinte paga e não recebe nada em troca imediatamente. O imposto não é retribuído diretamente a quem paga, nem na mesma proporção, ou seja, é um tributo de caráter unilateral. Já a taxa e tarifa é um tributo de caráter bilateral, a pessoa paga e recebe em troca uma contra prestação.
5. Ter conhecimento básico de técnicas de redação:
a) Ofícios.
R: Um ofício é uma correspondência oficial, enviada normalmente a funcionários ou autoridades publicas. O ofício é o tipo mais comum de correspondência oficial expedidos por órgãos públicos ou privados, em objeto de serviço. Seu destinatário, no entanto, além de outro órgão público pode ser também um particular.
b) Memorandos.
R: Memorando é um gênero textual comum nas comunicações internas oficiais de instituições, empresas e órgãos públicos. Por fazer parte da comunicação interna de um meio comercial, o memorando deve ser feito com uma linguagem breve, direta e precisa.
c) Cartas.
R: A carta pessoal é um gênero textual especialmente utilizado na comunicação com amigos, parentes, namoradas (os) ou com cônjuges. Tais cartas, por serem mais informais que a correspondência oficial e comercial, não segue modelos prontos, caracterizando-se pela linguagem coloquial.
d) E-mails.
R: O termo e-mail (redução de eletrônico E-mail) significa “correio eletrônico”. Tem por função designar tanto a mensagem enviada por meio da Internet quanto o endereço para o qual enviamos a mensagem.
6. Saber como montar uma ata e uma pauta para reuniões.
7. Saber como redigir textos com qualidade e escrever um texto com, no mínimo, 1 página definindo a profissão de secretário.
8. Saber como os conceitos de contabilidade são importantes para o serviço do secretário.
Veja Qual a Relação: Contabilidade e Secretária?
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